01
Vi arrangerer klinikeksporten
Vi anmoder om kalender- og klinikeksporten og kontrollerer de nødvendige felter. I skal kun godkende adgangen.
- Eksport bestilt af os
- Felter kontrolleret på forhånd
- I godkender kun adgangen
Eva går live på klinikken på én dag. Vi klarer overgangen uden at lægge ekstra pres på teamet.
Vi konfigurerer Eva efter klinikkens regler, kalender, telefoni og patientopfølgning. Eva overtager kun de receptionsopgaver, vi aftaler sammen. Læs mere om AI-receptionisten til tandklinikker.
Fra klinikeksport til overvåget opstart.
Vi holder forløbet enkelt: Vi indhenter eksporten, importerer data og konfigurerer Eva efter klinikken. Det meste af arbejdet ligger hos os. Hvis Eva forbindes direkte til jeres journalsystem, bortfalder eksporten, og vi aktiverer i stedet liveforbindelsen.
02
Vi importerer og konfigurerer Eva
Vi forbinder data og sætter telefoni, website, kalender, påmindelser, indkaldelser og opfølgning op efter jeres regler. Teamet skal ikke løse noget teknisk.
- Data forbundet af os
- Alle forløb konfigureret
- Testet før opstart
03
Live på én dag med støtte
På startdagen er vi med. Eva overtager de aftalte receptionsopgaver, og vi følger driften, indtil alt fungerer stabilt.
- Vi er med på startdagen
- Liveovervågning
- Støtte, til alt fungerer
Eva med egen kalender eller forbundet til jeres journalsystem.
Klinikken vælger, hvor den aktive kalender ligger. Implementeringen følger det valg.
Eva med egen kalender
Eva booker i Voicelabs' frontoffice-kalender. Vi overfører kalender- og patientdata gennem en kontrolleret import.
- Opstart gennem eksport og import som beskrevet ovenfor.
- Jeres journalsystem forbliver den kliniske og administrative kilde.
- Kalender, venteliste og opfølgning samlet ét sted.
Eva forbundet til jeres journalsystem
Teamet fortsætter med at planlægge i det nuværende system. Eva besvarer telefon, WhatsApp og webchat og booker direkte i kalenderen.
- Ledige tider kontrolleres live lige før bookingen.
- En aftale er først endelig, når systemet har bekræftet den.
- Ændringer fra teamet bliver automatisk overført.
Tilgængelig via certificerede forbindelser.
Ingen dobbelte systemer. Ingen dobbelte påmindelser.
Eva tvinger ikke klinikken til en ny arbejdsgang. Før opstart aftaler vi tydeligt, hvilke forløb Eva overtager, og hvilke der fortsætter uændret.
Bookingreglerne kortlægges før opstart, så Eva følger de samme regler som teamet.
Påmindelser og opfølgning aktiveres bevidst, så patienterne ikke modtager de samme beskeder to gange.
Hvis Eva er i tvivl, sender hun sagen videre i stedet for at gætte. Teamet beholder kontrollen.
Vi bliver tæt på, til Eva fungerer stabilt.
Vi forbereder alt i ugerne før opstart. I vælger startdagen, og vi følger klinikken, til alt fungerer.
Eva tilpasses klinikken
Vi indhenter klinikeksporten og fastlægger åbningstider, behandlinger, akutte forløb, viderestilling og tone.
Import og testmiljø
Vi importerer data og konfigurerer telefoni, website, booking, påmindelser, indkaldelser og opfølgning.
Opstart og finjustering
Eva går live på den aftalte dag. Vi følger rigtige samtaler og bliver, til alt fungerer stabilt.
I de første uger bliver Eva virkelig klinikspecifik.
En god AI-receptionist bliver hurtigt bedre med rigtige samtaler. Vi bruger de første uger på at tilpasse Eva til patienterne, teamet og særlige situationer.
De første to uger
Korte feedbackforløb, kontrol i dashboardet og direkte ændringer af arbejdsgange, der skal skærpes.
Fast kontaktperson
I har den samme kontaktperson under implementeringen og i de første uger efter opstart.
Direkte hjælp
Vores tekniske team står klar og svarer inden for 24 timer, så små spørgsmål ikke forsinker receptionen.
