Fraai Tandartsen in Rotterdam heeft de telefonie volledig geautomatiseerd met Eva. Elke oproep wordt beantwoord, afspraken komen direct in de agenda en het team houdt de handen vrij voor de patiënten in de praktijk.
1,8 FTE
aan baliewerk uit handen, van telefoon tot agenda
98%
consistente bezettingsgraad, vrijgevallen plekken worden automatisch opnieuw gevuld
1.000+
afspraken automatisch ingepland, met bevestiging en herinnering
- Vakgebied
- Mondzorg
- Locatie
- Rotterdam
- Klant sinds
- 2025
- Kanalen
- Telefoon, agenda en e-mail
De uitdaging
Zoals veel praktijken kampte Fraai Tandartsen met een structureel personeelstekort aan de balie. De telefoon stond roodgloeiend tijdens piekuren, terugbelverzoeken stapelden zich op en het vullen van de agenda kostte het team uren per dag. Elke gemiste oproep betekende een lege stoel of een patiënt die ergens anders belde.
De oplossing
Eva neemt de telefonie volledig over, gekoppeld aan de agenda van de praktijk. Patiënten worden in hetzelfde gesprek geholpen en het team komt er alleen aan te pas als het echt nodig is.
Beantwoordt en triageert elke oproep, dag en nacht
Plant, verzet en annuleert afspraken direct in de agenda
Stuurt bevestigingen en herinneringen automatisch
Vult vrijgevallen plekken opnieuw met wachtende patiënten
Het team ziet elk gesprek terug in het dashboard
Waarom dit werkt
Het verschil zit in het afmaken. Eva is gekoppeld aan de agenda van de praktijk en rondt het gesprek af terwijl de patiënt nog aan de lijn is: plek gevonden, afspraak bevestigd, herinnering onderweg. Zegt iemand af, dan wordt de vrijgevallen plek automatisch weer gevuld met een wachtende patiënt. Zo blijft de agenda op 98 procent bezetting draaien, ook op dagen waarop de balie er zelf niet aan toe zou komen.
Gezien in het NOS Journaal
De aanpak van Fraai Tandartsen haalde het NOS Journaal. In het item is te zien hoe de assistent zich aan het begin van elk gesprek als AI voorstelt, oproepen aanneemt en de agenda vult: een voorbeeld van hoe AI aan de balie transparant en goed geregeld kan werken. Lees ook het artikel op NOS.nl.
Uit de praktijk
Patiëntvragen gaan van telefoontje naar agenda zonder dat mijn team elke stap hoeft na te jagen. Mijn balie-assistentes hebben elke dag uren terug en het rooster herstelt al voordat we openen als iemand zich ziek meldt.
Ook Eva voor uw praktijk?
Zie hoe Eva opneemt, inplant en opvolgt in uw eigen praktijksoftware.
Plan een demo