01
Wij regelen de praktijkexport
Wij vragen de agenda- en praktijkexport voor u aan en controleren de benodigde velden. U geeft alleen even akkoord.
- Export door ons aangevraagd
- Velden vooraf gecontroleerd
- U geeft alleen toegang
Eva live in uw praktijk, binnen één dag. Wij regelen de overstap. Zonder extra druk op uw team.
Wij richten Eva in rond uw praktijkregels, online agenda, telefonie en patiëntopvolging. Eva neemt alleen de afgesproken balieflows over. Bekijk de AI-receptioniste voor tandartspraktijken.
Van praktijkexport naar livegang.
We houden het laagdrempelig: wij vragen de export aan, importeren de data en richten Eva in rond uw praktijk. Het meeste werk ligt bij ons, en de livegang gebeurt in één dag. Werkt Eva gekoppeld aan uw PMS, dan vervalt de exportstap en activeren wij de live koppeling.
02
Wij importeren en richten Eva in
Wij koppelen de data en richten telefonie, website, agenda, reminders, recall en opvolging in rond uw regels. U hoeft niets technisch te doen.
- Data door ons gekoppeld
- Alle flows ingericht
- Getest voor livegang
03
Live binnen één dag, met begeleiding
Op de dag van livegang zijn wij erbij. Eva neemt de balie over en wij blijven monitoren tot alles draait.
- Wij zijn erbij op de livegang
- Live monitoring
- Wij blijven tot alles draait
Eva met eigen agenda, of gekoppeld aan uw PMS.
Elke praktijk kiest waar de live agenda staat. De implementatie volgt die keuze.
Eva met eigen agenda
Eva plant in de frontoffice-agenda van Voicelabs. Wij nemen uw agenda en patiëntgegevens gecontroleerd over.
- Livegang via export en import, zoals hierboven beschreven.
- Uw PMS blijft de klinische en administratieve bron.
- De volledige agenda, wachtlijst en opvolging op één plek.
Eva gekoppeld aan uw PMS
Uw team blijft plannen in de eigen PMS-agenda. Eva beantwoordt telefoon, WhatsApp en webchat en boekt rechtstreeks in uw PMS.
- Beschikbaarheid wordt live in uw PMS gecheckt vlak voor het boeken.
- Een afspraak staat pas vast na bevestiging door uw PMS.
- Wijzigingen die uw team in het PMS maakt, komen automatisch mee.
Beschikbaar via gecertificeerde PMS-koppelingen.
Geen dubbele systemen. Geen dubbele reminders.
Eva dwingt uw praktijk niet naar een nieuwe werkwijze. Wij maken vooraf duidelijk welke flow Eva overneemt en welke flow onaangeraakt blijft.
Afsprakenlogica wordt voor livegang uitgewerkt, zodat Eva dezelfde regels volgt als uw team.
Reminder- en opvolgflows worden bewust aangezet, zodat patiënten geen dubbele berichten ontvangen.
Als Eva iets niet zeker weet, escaleert ze in plaats van te gokken. Zo houdt uw team controle.
Wij blijven dichtbij tot Eva draait.
Wij bereiden alles voor in de weken ervoor. U gaat live op één dag naar keuze, en we blijven erbij tot alles draait.
Eva ingericht op uw praktijk
Wij vragen de praktijkexport aan en leggen openingstijden, behandelingen, spoed, doorschakelen en tone of voice vast.
Import en testomgeving
Wij importeren de data en richten telefonie, website, online agendaflow, reminders, recall en opvolging in.
Livegang en finetuning
Op een dag naar keuze gaat Eva live. Wij kijken mee met echte gesprekken en blijven tot alles draait.
In de eerste weken wordt Eva echt praktijkspecifiek.
Een goede AI-balie-assistente wordt snel beter zodra echte gesprekken binnenkomen. De eerste weken gebruiken we om Eva te finetunen op uw patiënten, uw team en uw uitzonderingen.
Eerste twee weken
Korte feedbackloops, dashboardchecks en directe aanpassingen aan flows die scherper moeten.
Vaste contactpersoon
U heeft tijdens implementatie en de eerste operationele weken altijd een vaste contactpersoon.
Korte lijntjes
Ons technische team staat standby en reageert binnen 24 uur, zodat kleine vragen de balie niet ophouden.
Wat praktijkeigenaren vragen voor implementatie.
Hoe lang duurt de implementatie?
U gaat live op één dag naar keuze. Wij regelen de voorbereiding in de weken ervoor en blijven erbij tot alles draait.
Moeten we overstappen van ons PMS?
Nee. U kiest of Eva in haar eigen frontoffice-agenda plant of rechtstreeks in de agenda van uw PMS boekt. Uw praktijksoftware blijft in beide gevallen gewoon staan.
Hoe voorkomen jullie dubbele reminders?
Reminder- en opvolgflows worden bewust ingericht. Als het PMS een flow al afhandelt, stuurt Eva hetzelfde bericht niet nogmaals, behalve als dat expliciet onderdeel is van de inrichting.
Wat moet ons team voorbereiden?
Vooral praktische regels: openingstijden, behandeltypes, voorkeuren per behandelaar, spoedscenario's, begroeting, tone of voice en wanneer Eva moet doorschakelen naar een mens.
Kunnen we testen voor livegang?
Ja. We testen realistische scenario's voor live gebruik en scherpen antwoorden, routing en escalaties aan voordat patiënten afhankelijk zijn van de flow.