1. Wie wij zijn
Voicelabs Dental is een AI-native operationele laag voor tandartspraktijken. We leveren website-ervaringen, AI-receptie, agenda-automatisering, reminders, recallflows, follow-up journeys en aanverwante platformdiensten.
Dit Privacybeleid legt uit hoe Voicelabs B.V. omgaat met persoonsgegevens wanneer je onze website bezoekt, een demo aanvraagt, contact met ons opneemt of Voicelabs Dental gebruikt via een van onze klantorganisaties.
2. Onze rol in gegevensverwerking
Wanneer wij gegevens verwerken namens een tandartspraktijk die Voicelabs Dental gebruikt, is die praktijk meestal de verwerkingsverantwoordelijke en treedt Voicelabs op als verwerker onder instructie van die praktijk.
Wanneer je direct met onze website, salesorganisatie of marketingsystemen werkt, is Voicelabs B.V. de verwerkingsverantwoordelijke voor die persoonsgegevens.
3. Welke gegevens we verzamelen
Afhankelijk van de interactie kunnen we het volgende verzamelen:
- identiteits- en contactgegevens zoals naam, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer en bedrijf
- website- en analyticsgegevens zoals apparaat, browser, bezochte pagina's en verwijzingsbron
- demo-aanvragen en supportinformatie die je via formulieren, e-mail of telefoon indient
- oproep-, bericht-, boekings-, reminder-, recall- en follow-upgegevens die we voor klanten verwerken
- account-, facturatie-, workspace- en configuratiegegevens die nodig zijn om onze diensten te leveren
4. Waarom we persoonsgegevens gebruiken
We gebruiken persoonsgegevens om Voicelabs Dental te leveren, beveiligen en verbeteren, onder andere om:
- vragen te beantwoorden, demo's te plannen en onboarding of support te bieden
- AI-receptie, reminders, recall, messaging en workflowautomatisering uit te voeren
- accounts, contracten, facturatie en servicecommunicatie te beheren
- betrouwbaarheid te monitoren, misbruik te voorkomen en het platform te beschermen
- productkwaliteit, rapportage en operationele prestaties te verbeteren
- te voldoen aan wettelijke verplichtingen en onze overeenkomsten af te dwingen
5. Rechtsgronden
Waar de AVG van toepassing is, steunen wij doorgaans op een of meer van deze rechtsgronden:
- uitvoering van een overeenkomst of stappen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst
- gerechtvaardigde belangen bij het leveren, beveiligen en verbeteren van onze diensten
- toestemming, waar dat specifiek vereist is
- naleving van wettelijke of regelgevende verplichtingen
6. Delen en subverwerkers
We kunnen gegevens delen met vertrouwde subverwerkers en infrastructuurleveranciers waar dat nodig is om Voicelabs Dental te draaien, zoals hosting-, telefonie-, messaging-, analytics-, support- en AI-modelproviders.
Deze partijen ontvangen alleen de gegevens die nodig zijn voor hun rol en zijn contractueel verplicht die te beschermen. We verkopen geen persoonsgegevens.
7. Bewaartermijnen
We bewaren persoonsgegevens alleen zolang dat nodig is voor de hierboven beschreven doeleinden, inclusief contractuele, operationele, beveiligings- en wettelijke vereisten.
Bewaartermijnen kunnen verschillen voor websiteleads, supportrecords, facturatiegegevens en klantworkspacegegevens. Waar mogelijk verwijderen of anonimiseren we gegevens zodra de bewaarbehoefte eindigt.
8. Beveiliging en internationale doorgiften
We gebruiken organisatorische en technische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder toegangsbeheer, encryptie waar passend, logging, leverancierscontroles en veilige ontwikkelpraktijken.
Als gegevens buiten de EER of het VK worden verwerkt, gebruiken we passende waarborgen zoals contractuele bescherming en leveranciersmechanismen waar dat vereist is.
9. Jouw rechten
Afhankelijk van de toepasselijke wetgeving kun je recht hebben op inzage, correctie, verwijdering, beperking of bezwaar tegen verwerking van je persoonsgegevens, en op dataportabiliteit.
Als wij gegevens namens een tandartspraktijk verwerken, kunnen we je verzoek doorsturen naar die organisatie als primaire verwerkingsverantwoordelijke.
10. Contact
Voor privacyvragen of verzoeken kun je contact opnemen via hello@voicelabs.dental.
We kunnen dit Privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen. De meest recente versie staat altijd op deze pagina.