1. Wie Voicelabs Dental exploiteert
Voicelabs Dental wordt geëxploiteerd door Voicelabs, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 73320455. Ons vestigingsadres is Huijgenspark 36D, 2515 BA Den Haag.
Dit Privacybeleid legt uit hoe Voicelabs omgaat met persoonsgegevens wanneer u onze website bezoekt, een demo aanvraagt, contact met ons opneemt of Voicelabs Dental gebruikt via een tandartspraktijk die klant bij ons is.
2. Rollen: verwerkingsverantwoordelijke en verwerker
Voor websitebezoek, demo-aanvragen, salescontact, support, contracten en facturatie is Voicelabs meestal de verwerkingsverantwoordelijke.
Wanneer een tandartspraktijk Voicelabs Dental inzet voor patiënten, is die praktijk meestal de verwerkingsverantwoordelijke en treedt Voicelabs op als verwerker onder de gedocumenteerde instructies en verwerkersovereenkomst van de praktijk.
3. Welke gegevens we verwerken en uit welke bron
Afhankelijk van de situatie verwerken we gegevens die u zelf verstrekt, gegevens die een klantpraktijk aanlevert en technische gegevens die ontstaan bij gebruik van onze website of dienst.
- identiteits- en contactgegevens zoals naam, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer, praktijknaam en rol
- website- en analyticsgegevens zoals apparaat, browser, bezochte pagina's, globale locatie en verwijzingsbron
- demo-, sales- en supportinformatie die wordt gedeeld via formulieren, e-mail, telefoon, WhatsApp of meetings
- patiëntcommunicatiegegevens die we voor klantpraktijken verwerken, zoals gespreksinhoud, berichten, afspraakgegevens, recall- of reminderstatus en beperkte gezondheidsinformatie die een patiënt deelt voor het plannen van een afspraak of het doorverbinden naar de praktijk
- account-, configuratie-, facturatie-, contract-, beveiligingslog- en integratiegegevens die nodig zijn om de dienst te leveren en te beschermen
4. Doeleinden en rechtsgronden
We gebruiken persoonsgegevens alleen met een geldig doel en een geldige rechtsgrond onder de AVG, waaronder:
- vragen beantwoorden, demo's plannen en precontractuele stappen nemen
- overeenkomsten uitvoeren, klanten onboarden en support leveren
- AI-receptie, agendabeheer, reminders, recall, follow-up en workflowautomatisering leveren voor klantpraktijken
- het platform beveiligen, misbruik voorkomen, incidenten onderzoeken en betrouwbaarheid bewaken
- de afgesproken praktijkrapportages en ondersteuning leveren
- contracten, facturen en wettelijke verplichtingen administreren
De rechtsgronden zijn meestal uitvoering van een overeenkomst, stappen voorafgaand aan een overeenkomst, gerechtvaardigd belang, toestemming waar vereist, of naleving van wettelijke verplichtingen.
5. Praktijk- en patiëntgegevens
We gebruiken klant- en patiëntgegevens niet om AI-modellen te trainen. Patiëntgegevens verwerken we alleen volgens de vastgelegde instructies van de praktijk en de verwerkersovereenkomst.
Voor patiëntgerelateerde workflows blijft de tandartspraktijk verantwoordelijk voor de grondslag, patiëntinformatie, praktijkspecifieke bewaartermijnen, klinische beslissingen en eventuele toestemmingen of opt-outs.
Voicelabs Dental ondersteunt communicatie en operatie. De dienst vervangt niet het klinisch oordeel van een tandarts en wordt niet gebruikt voor uitsluitend geautomatiseerde beslissingen met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor patiënten.
6. Delen, subverwerkers en doorgiften
We gebruiken betrouwbare dienstverleners wanneer dat nodig is voor hosting, telefonie, messaging, e-mail, analytics, support, beveiliging, CRM, facturatie en AI-functionaliteit. Zij ontvangen alleen gegevens die nodig zijn voor hun rol en moeten die contractueel beschermen.
We verkopen geen persoonsgegevens. Als persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven, gebruiken we waar vereist passende waarborgen zoals adequaatheidsbesluiten, standaardcontractbepalingen of gelijkwaardige doorgiftemechanismen van leveranciers.
Gebruikt u de WhatsApp-koppeling, dan kunnen WhatsApp en Meta persoonsgegevens ook buiten de EER verwerken, onder meer in de Verenigde Staten. Ook het privacybeleid en de toepasselijke gegevensverwerkings- en doorgiftevoorwaarden van WhatsApp gelden.
7. Bewaartermijnen
We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een overeenkomst of wettelijke plicht een andere termijn vereist.
- website- en demo-leads: normaal tot 24 maanden na het laatste betekenisvolle contact
- contracten, facturen en administratie: normaal 7 jaar wanneer Nederlandse fiscale bewaarplichten gelden
- support-, meeting- en salesrecords: normaal tot 24 maanden nadat de kwestie is afgerond
- klantworkspace- en patiëntworkflowgegevens: gedurende de klantrelatie en daarna verwijderd of teruggegeven volgens de verwerkersovereenkomst, tenzij rechtmatige bewaring vereist is
- beveiligingslogs en backups: bewaard voor beperkte operationele perioden en overschreven volgens normale backupcycli
8. Beveiliging
We gebruiken organisatorische en technische maatregelen die passen bij het risico, waaronder toegangsbeheer, encryptie waar ondersteund door de betreffende systemen, logging, leverancierscontrole, least-privilege toegang en veilige ontwikkelpraktijken.
Geen enkele online dienst kan absolute beveiliging garanderen. Als er een inbreuk in verband met persoonsgegevens plaatsvindt, beoordelen we die en informeren we betrokken verwerkingsverantwoordelijken of toezichthouders waar de wet dat vereist.
9. Uw rechten en klachten
Afhankelijk van de situatie kunt u recht hebben op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar tegen verwerking, dataportabiliteit en intrekking van toestemming wanneer verwerking op toestemming is gebaseerd.
Als wij uw gegevens namens een tandartspraktijk verwerken, kunnen we uw verzoek doorsturen naar die praktijk als verwerkingsverantwoordelijke. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of uw lokale toezichthouder.
10. Gmail-koppeling
Als uw praktijk Gmail koppelt, krijgt Voicelabs toegang tot berichtinhoud, afzenders, ontvangers, onderwerpen, gespreksgegevens en labels om inkomende verzoeken volgens uw instellingen af te handelen. Dit omvat het beoordelen van verzoeken, versturen van antwoorden en afspraaklinks, toevoegen van labels en, wanneer ingesteld, archiveren van afgehandelde berichten onder een bestemmingslabel.
We gebruiken Google-gegevens alleen voor de gekoppelde mailfuncties. Onze gecontracteerde hosting- en AI-dienstverleners kunnen deze gegevens verwerken voor zover nodig voor die functies. Voicelabs en deze dienstverleners mogen de gegevens niet verkopen, voor advertenties gebruiken of inzetten voor het trainen van AI-modellen.
Voicelabs voldoet aan het Google API Services User Data Policy en het Google Workspace API User Data and Developer Policy, inclusief de Limited Use-vereisten. Deze beperkingen gelden voor ons gebruik en onze doorgifte van Google-gegevens, ook waar dit beleid bredere doeleinden beschrijft.
Google API Services User Data Policy
Google Workspace API User Data and Developer Policy
U kunt de toegang intrekken via de verbindingen in uw Google-account. Daarmee stopt toekomstige toegang; al in Voicelabs opgeslagen gegevens worden hierdoor niet verwijderd. Daarvoor gelden onderdeel 7 en de verwerkersovereenkomst van uw praktijk. Voor een verwijderverzoek kunt u contact opnemen via hello@voicelabs.dental.
11. Contact en wijzigingen
Voor privacyvragen of verzoeken kunt u contact opnemen via hello@voicelabs.dental.
We kunnen dit Privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen. De meest recente versie staat altijd op https://www.voicelabs.dental/nl/privacy-policy.
